英文邮件写法教学英文邮件格式大全

英文邮件的开头称呼

写英文邮件第一步——永远记得先打招呼。对于不同的收件人,称呼语也不同。

  • 如果写信人和收件人的关系很亲近,可以直接称呼“Hi Kate”。
  • 如果收件人和写信人认识,但关系不是很亲密,可能是同事关系或者普通朋友。那么邮件会比较正式,一般不用“Hi”来称呼,可以说 “Dear Sue”,也可以说“Hello John”。在邮件中用“Hello”称呼对方比”Hi”略正式些,不过比起用”Dear”,还是来得亲近些。
  • 如果是非常正式的工作邮件,和收件方也不熟悉,那称呼还需要再严谨些,一般用姓氏或全名来称呼对方,例如“Dear Mr. Ford”,”Dear John Smith”等。这样看上去既尊敬对方,又很有礼貌。如果是发给老师、教授的邮件,比如导师套磁信、论文求教信件等,也需要正式些,一般用职称+姓氏称呼对方,例如“Dear Dr. Bond”。
  • 如果不知道收件人的具体姓名,比如写信对象是客服信箱,可以使用”Hi there”,想要正式些也可以用 “To whom it may concern” 或者 “Dear Sir/Madam”。
  • 如果收件人很多,像是公司的群发邮件,“Hello Everyone”就可以啦。

注意在写称呼时不要拼错收件人的姓名,也不要用昵称来称呼对方,这样收件人往往觉得你为人轻率,会对你产生不好的印象。同时,尽量不要用Hey (Name)!来称呼收件人,过于兴奋的语气不适合在邮件中出现。

英文邮件开头格式

正式开始写英文邮件时,第一行就是收件人称呼。根据收件人的信息拟好称呼后,记得跟逗号。有时特别正式的情况,称呼后会跟冒号,不过大多数情况下,跟逗号就足够了。

接下来换行,直接写明自己写邮件的原因,可以简短地自我介绍,有助于收件人了解自己、理解写信目的。

例如下面这个开头就是个不错的例子:

Hello Tim,

My name is John Smith. I am the teacher for XX School. This message is for all my students. We require new teaching attachments.

英文邮件开头慎用Dear

Dear时英文邮件开头很常见的一种称呼语,虽然用Dear会让人觉得有些沉闷、古板,但是正式邮件中大家往往还是会使用Dear,特别是写正式商务信件和称呼受人尊敬的人的时候。

需要注意的是,在求职信中,Dear后要接收信人的尊称和姓氏,在不确定收信人性别时,可以直接称呼全名,而且要使用冒号,不是逗号。称呼女士时,用“Ms.” 代替“Mrs.”会更加合适,尽量避免暗示女士婚姻状况的称呼。

如:Dear Ms. Roberts:

又如:Dear Sir. Jones:

英文邮件开头自我介绍

英文邮件开头切记要给收件人留下不错的第一印象,这时就可以简单自我介绍,引起收件人注意。

在自我介绍前,可以先在邮件的标题中简短、具体地表明写邮件的原因,让收件人可以一目了然地明白你的写信需求。同时选用些合适的的开头称呼,多用些常用的,比如”Dear”和”Hello”,不容易出错。

到了邮件正式开头部分,就要准确说明自己是谁了,自我介绍时,内容要简短,表达清楚自己的姓名、身份、职业等,明确自己的需要,这样收件人也能尽快了解信件内容并进行回复。如果有与收件人相关的重要信息,一定要在邮件中提出。例如你与收件人有共同的朋友,也可以在邮件中提及,这样会拉近你与收件人的关系。

下文就是一个英文邮件开头自我介绍的例子:

Dear Mr. Smith,

I am writing to introduce myself as the new senior Manager of the Company. We talked at the Dinner Party last Friday. I am looking forward to discuss how we can work together towards our success in the future…

这封邮件开头作者先向收件方表明了自己身份和职位。然后说明自己和收件人已经接触过,唤起收件人对自己的记忆,将信件中的“我”与现实中的真人联系起来,并表明写信目的是期望进行对工作计划的进一步讨论,非常简洁明了。

英文邮件开头需要空格吗?

很多小伙伴在写中文邮件的时候,老师经常会强调“注意空格!”那么在写英文邮件的时候是否需要注意空格问题呢?

英文邮件通常没有复杂的格式要求,需要注意的就是邮件收件人的称呼后要接逗号或冒号,逗号或冒号前无空格,逗号或冒号后需要空一格,单独使用“Dear”时也不需要直接跟逗号。总之,英文邮件的格式近年来越来越简化,开头空格这些问题不需要太过计较,邮件内容才是更为重要的。

正式的英文邮件开头问候语

英文邮件的正式与否一般取决于邮件的收件方,求职、工作交流、投诉类的邮件收件方一般是同事、上级领导、HR、客服人员等,发件人并不熟悉,措辞往往比较正式、礼貌。而发送给朋友、同学的邮件,语气就会轻松很多。

正式的英文邮件一般会使用Dear Mr./Mrs. Ms. [last name] or Sir or Madam开头,当收件人不确定时,可以称呼他的职位,如Dear Hiring Manager,也可以使用To whom it may concern。后接逗号,然后另起一行,开始正文。

英文邮件开头或结尾祝福语

在英文邮件的开头或结尾,一般都需要一些祝福语,现在英语邮件中祝福语一般都出现在结尾,常见的祝福语有:With thanks, Very truly yours, Sincerely, Yours truly, Kind regards, Sincerely yours, Thank you, Best wishes, Warm wishes,Respectfully, Warmly, Best regards,Warm regards, Affectionately, I appreciate your [help, input, feedback, etc.]等。

这其中Best regards最为常见的,Sincerely, Best wishes也经常使用。此外,Warmly, Warm regards, Affectionately, I appreciate your [help, input, feedback, etc.]等,也能表达温暖、感谢的氛围。

当然,有些词并不适合做祝福语,例如Thx, Cheers, Peace and love,这些词都太不正式,除非发收件双方关系特别亲密,一般不使用这些词。而像Blessings/Have a blessed day这类带有宗教色彩的词当祝福语也不合时宜。

英文邮件结尾格式

英文邮件快结尾时先可以使用以下的一些结束语,表示自己的友好并期待收件人的回复。这些收尾内容需要单独成行。

I’m looking forward to hearing from you soon.

I look forward to receiving your reply.

I look forward to a successful working relationship in the future.

If you need any further information, please do not hesitate to contact me.

Please let me know a convenient time for us to meet / for me to call you.

I would appreciate your immediate attention to this matter.

英文邮件结尾时一般由收尾部分、结尾祝福语和写信人签名三部分组成。收尾部分和结尾祝福词的内容上文我们已经介绍过了,英文邮件中它们的格式要求也比较简单,就是要单独成行。收尾部分和结尾祝福词间空一行,结尾祝福语后跟逗号。

签名一般是用来提醒收件人发件人的身份、职位和联系方式,一般商务邮件的发件人信息需要详细些,包括姓名、职位、公司地址、邮件及电话联系方式。而非正式邮件的签名可以简单些,只要写写信人全名和联系方式就可以了。祝福语后另起一行是签名部分,每写完一条信息就另起一行即可。

此外,邮件结尾最好和开头的内容保持一致性,如果以Dear Sir 或Dear Madam开头,就要以Yours faithfully等结尾,如果以收件人名字开头,应该用Yours sincerely, Sincerely等结尾。

以下是一封较正式的电子邮件结尾示例:

I look forward to receiving your reply.

Sincerely,

John Smith

Professor of Linguistics, XXX University

[email protected](邮件地址)

025-12345678(联系电话)

不同场合下英文邮件开头的写法

大家也可以看到,英文邮件结尾部分的格式和内容要求比较简单,但是开头就比较复杂,所以接下来结合些具体场景,AcademicPhD来介绍一下英文邮件开头部分怎么写。

英文商务邮件开头

商务邮件属于正式邮件,商务邮件往往有很强的目的性,例如澄清、确认、跟进某事件,对某事件询问或回答等。而且商务邮件往往比较紧急,需要收件人尽快处理并回复。所以商务邮件的开头最重要的就是要直奔主题、言简意赅,在格式正确的同时做到措辞严谨、简洁。

就像下面这个例子,商务邮件的开头往往就是要做到这样简短、清晰。

Dear Mr. Smith,

I am writing to inquire about the team leader of ABC project…

给公司的英文邮件开头

写公司的英文邮件属于较正式的邮件,由于不清楚具体收件人,开头称呼词比较模糊。但是写信人也要在开头表明自己的身份和需求,这样你的邮件才有可能到达正确的人的邮箱中。

以下就是一个例子:

To whom it may concern,

My name is James Bond. I am the manager of XX Company. I write with reference to Ms Smith, who has business communication with my company before…

给老板英文邮件开头

工作团队间的沟通交流往往是很重要的,给老板的邮件更是要以工作为主,要在邮件开头重点指明需请示或是告知老板的工作内容,措辞清晰、准确,同时注意语气要正式些,不过如果和老板比较熟悉的话,称呼可以亲近些。

如:

Dear John,

I need to request an extension for ABC project…

给客户的英文工作邮件开头

与客户的工作邮件最重要的是能准确传递信息,因此开头一定要简洁清晰。此外和客户的沟通,语气可以稍显轻松,也能拉近与客户的距离。

如:

Hey Cassie,

Hope you have seem our project. I want to know if you have some suggestions…

给教授的英文邮件开头

许多留学党一提到给教授写邮件都会战战兢兢的,其实给教授写邮件也是留学生活中很普通的一件事,每个学生都会因为学业或论文写作上的问题需要请教教授,有时也会需要写套磁信给教授,只要把握好邮件的内容和格式要求就好。

给教授的邮件,要注意的几点是:

  • 开头称呼语正确,给教授的邮件称呼语一般用Dear,熟悉的教授可以用Hello。
  • 一般用教授的职称称呼他,例如“Dr. Smith”或者 “Professor. Smith”,注意不要搞错教授的姓氏和职称。
  • 表明自己身份。向教授求助,自然要说明自己来自哪个学院、学习什么专业、几年级等等,这样教授也可以根据你的情况提供合适的建议。
  • 语气礼貌,表示你对教授的尊重。
  • 表达清楚需求。教授每天也有很多事务要处理,一封简短清晰的邮件也能节省双方的时间。

以下就是能做到这些的一个不错的例子:

Dear Professor. Smith,

I am a year student at university majoring in Chemistry. I would appreciate that I get the chance to talk with you about your research in your lab. I want to ask some questions about this experiment…

给老师写英文邮件的开头

给老师的英文邮件要求和给教授的比较相似,写信人语气要礼貌,并表明自己的身份和自己写邮件的原因。不同的是,给老师的邮件语气可以略轻松些。由于老师没有职称,所以开头一般用”Dear Mr./Mrs./Ms. 老师的姓,“来称呼。

以下就是一个例子:

Dear Mr. Smith,

My name is James Bond and I`m your student in Class No.2.I have a question about this quiz…

给学校写英文邮件开头怎么写

给学校发电子邮件时,有时也不确定收件对象,一般使用 “To whom it may concern” 或者 “Dear Sir/Madam”。其次,开头也要表明身份,说明自己写邮件的原因,措辞不必太过正式,会显得啰嗦,但也不能太随便。可以参考下文的范例:

Dear Sir or Madam,

I am writing to ask about the TOEFL score requirements.

第一次给陌生人发英文邮件开头

给陌生人的邮件开头怎么写,要根据具体情况。如果是正式邮件,不知道收件人的姓名,就用“To whom it may concern” 或者 “Dear Sir/Madam”开头;如果知道收件人的姓名,可以使用“Dear Mr. Smith”,对陌生人以名称呼是不合适的。至于非正式邮件, “Hello,” ,“Hi there,”都是比较合适的称呼方式,语气轻松,不会冒犯他人。当然给陌生人的邮件要先表明自己的身份,其次表达上要清晰。

各位小伙伴们,以上就是Excellent Due为大家介绍的英语邮件开头和结尾的写法。我们不仅为大家介绍了英文邮件写作的格式要求,也分析了不同情况下邮件开头部分的写作重点,希望能帮助到大家应对不同情况下的邮件写作。留学生代写了解一下?